De bezoekers van een evenement zullen zich de koning te rijk voelen als de inhoud geweldig is èn als ze relevante nieuwe connecties hebben opgedaan. Sociale media zorgen ervoor dat de beleving van de inhoud groter wordt èn het brengt deelnemers makkelijker met elkaar in contact. Ik heb diverse business-to-business evenementen opgezet voor Google Nederland samen met Bureau voor Reuring en wil graag delen hoe je als organisatie sociale media kan inzetten.

• Voorafgaand aan het evenement: betrek je potentiële bezoekers.

Indien het thema en het programma van het evenement vaststaan dan kun je de eerste communicatie gaan inzetten, ook met behulp van sociale media zodat potentiële bezoekers kunnen laten weten dat ze gaan of er geïnteresseerd in zijn. Een aantal suggesties:

• Het evenement op Facebook en op Linkedin aanmaken. Als bezoekers zich op deze wijze voor het evenement aanmelden kunnen ze dat van elkaar zien. Dat geeft ze de mogelijkheid om vantevoren te bekijken wie interessant is om mee te twitteren en te spreken.
• Het evenement op Foursquare aanmaken.
• Zet je bedrijfs Blog, Facebook, Linkedin en Twitter account in om het evenement aan te kondigen. Zorg dat je eigen collega’s actief het evenement via sociale media communiceren.
• Bedenk een Twitter hashtag – bijvoorbeeld #think2012 – voor het evenement en communiceer die actief. De hashtag is voor de bezoekers handig om te zien wat er over het evenement wordt geschreven èn een middel om te zien wie er nog meer komen tijdens het evenement.
• Promoot het evenement door bijvoorbeeld de kans te geven op gratis toegang of een mooie iPad als ze een Twitter berichtje over het evenement versturen.
• Creëer en zet teasers op YouTube: goede teasers zijn korte videos van de belangrijkste sprekers die zich introduceren.
• Zet een teaser presentatie over het evenement op Slideshare.
• Zorg dat aangemelde bezoekers weten dat ze je op de sociale media kunnen volgen en promoot ook de #hashtag.

• Tijdens het evenement: creëer communicatie tussen bezoekers.

Sociale media gebruik je niet alleen voor en na het evenement, maar vooral tijdens het evenement. Promoot dus tijdens het event de #hashtag actief zodat je bezoekers – en de volgers van de bezoekers – elkaars berichten kunnen volgen en erop kunnen reageren.

• Projecteer de tweets met behulp van Twitterfall. Wees voorzichtig met het projecteren van de tweets in de zaal van de sprekers zelf, het zorgt voor afleiding. Wel kun je bijvoorbeeld tussen de presentaties de tweets projecteren. Of je zet de geprojecteerde tweets niet in op de plek van de presentaties, maar alleen op een centrale plaats waar de pauzes worden gehouden.
• Zorg voor eenvoudige Wi-Fi toegang voor de bezoekers die een laptop of tablet meebrengen.
• Maak goede video opnames van het evenement en de sprekers. De video opnames van de presentaties en de sfeerimpressie kunnen dan naderhand op YouTube worden geplaatst.
• Maak high-res foto’s die je op Facebook, Picasa en Flickr kan inzetten. Een voorbeeld zijn de foto’s van het Google Think 2011 event dat ik had opgezet voor 500 klanten van Google. Iedereen kreeg naderhand de links naar de presentaties, foto’s en videos.

• Na het evenement: geef de bezoeker wat ze willen

Na het evenement is een belangrijke fase waarin je de bezoeker moet geven wat ze willen. Ze willen graag hun ervaringen delen met hun vrienden en feedback geven aan de evenement organisatie om het een volgende keer nog beter te maken.

• Geef de bezoeker de mogelijkheid om het evenement een volgende keer beter te maken. Op het moment dat het evenement net is beëindigd, stuur dan een dankwoord met daarin een korte enquête over het evenement zelf. Voor e-mail is MailChimp en goede tool en  voor enquetes is SurveyMonkey aan te raden.
• Laat de bezoeker hun ervaringen delen met anderen: plaats de volledige presentaties op SlideShare en/of een eigen site zoals voor Think2011, de videos op YouTube, de foto’s op Facebook, Flickr and Picasa en communiceer ze naar de bezoekers zodat zij deze ook weer kunnen delen.

Mensen die dit jaar niet bij waren, zullen door de berichten over het evenement zo enthousiast worden dat ze er een volgende keer wel bij zijn.

Zeker als er foto’s tussen staan met Caipirinha piramides…

Wil je meer weten over Sociale Media Marketing en andere manieren van online marketing, neem dan contact op met mij of volg me op Twitter:

Follow @de_la_fuente

 

 

 

It is a online marketing kind of day, so enjoy it!

Ramon de la Fuente – Online Marketing en Communicatie uit Amersfoort